Moje zkušenost s přechodem z Google Task na Microsoft To Do

Dlouhodobě jsem používal Google úkoly, ale protože ve firmě fungujeme na Microsoft 365, rozhodl jsem se pracovní úkoly přesunout do Microsoft To Do. Netušil jsem ale, jak moc si tím zkomplikuji život – a že se nakonec stejně vrátím zpět ke Googlu.

V tomto článku vás provedu mým (ne)úspěšným pokusem o přechod z Google Task do Microsoft To Do. Podíváme se na výhody, které Microsoft nabízí, ale i na nedostatky, které mě od něj nakonec odradily.

Microsoft To Do a integrace s dalšími nástroji

Hlavním důvodem, proč jsem chtěl přejít na Microsoft To Do, byla jeho provázanost s dalšími nástroji v ekosystému Microsoftu.

Outlook

Integrace s Microsoft Outlook je bez debat skvělá. Úkoly lze velmi jednoduše vytvářet přímo z e-mailů, což může být pro mnoho uživatelů obrovské plus.

V mém případě je to ale spíše nevýhoda. Používáme vlastní helpdeskový systém, takže by šlo jen o duplicitní evidenci. Navíc jedu koncept Inbox Zero – e-maily nenechávám „ležet“ jako úkoly, ale řeším je rovnou.

Planner

Velkým benefitem je také propojení s Microsoft Planner, zejména pokud pracujete na více projektech najednou. Všechny úkoly z různých Plannerů máte přehledně na jednom místě.

Jenže i tady je malé „ale“. U nás evidujeme u úkolů v Planneru spoustu doplňujících informací včetně příloh. Ty se ale v To Do nezobrazují, takže stejně musíte přepnout zpět do Planneru. Pro rychlý přehled je to super, ale pro reálnou práci už méně.

Opakující se úkoly: detail, který rozhodl

Největší problém, kvůli kterému jsem Microsoft To Do opustil, je práce s opakovanými úkoly. Google Tasks a Microsoft To Do k nim přistupují úplně jinak – a z mého pohledu je řešení Googlu praktičtější. Rozdíl je v tom, kdy se vytvoří další opakování úkolu.

Příklad z praxe:
Mám úkol, který se opakuje každý pracovní den v 8:00.

• V Microsoft To Do:
  Jakmile úkol splním, okamžitě se vytvoří nový – s termínem na další den. Úkol tedy zůstává v seznamu, jen se „posune“.
• V Google Tasks:
  Úkol se označí jako splněný a zmizí. Nový se objeví až další den v 8:00.

Microsoft tedy bere opakování jako „deadline“, zatímco Google jako „čas vytvoření úkolu“.

Oba přístupy dávají smysl. Pro mě ale začal být problém ve chvíli, kdy jsem měl větší množství opakovaných úkolů:

• cca 4 denní úkoly
• 2 týdenní
• 5 nepravidelných během měsíce
• 1 kvartální

Na první pohled by se mohlo zdát, že nejvíc vadí ty dlouhodobé (protože „visí“ v seznamu), ale ve skutečnosti je problém u těch denních.

Primárně totiž pracuji s mobilní aplikací – a občas se stane, že omylem odkliknu už „nový“ (zítřejší) úkol, který vznikl okamžitě po splnění toho dnešního. A to je přesně ten problém: u pravidelných úkolů potřebuji mít 100% jistotu, že jsem je skutečně splnil – ne že jsem si omylem odškrtl něco, co ještě ani nemělo existovat. 

Závěr

Nechci, aby tento článek vyzněl negativně vůči Microsoft To Do. Jako aplikace je to velmi dobrý nástroj, který bude většině uživatelů naprosto vyhovovat – obzvlášť pokud s ním začnou „na zelené louce“.

Pro mě jsou ale klíčové opakované úkoly a potřebuji se na jejich chování absolutně spolehnout. A právě v tom mi více vyhovuje přístup Googlu.

Paradoxně tak dnes používám oba nástroje:

• Microsoft To Do pro běžné pracovní úkoly v rámci firemního ekosystému
• Google Tasks pro osobní produktivitu a rutiny

A upřímně? Tohle hybridní řešení mi aktuálně funguje nejlépe.