Jak plánovat svůj kalendář

Tento článek je určen každému, kdo chce zvýšit svou produktivitu a lépe zvládat pracovní i osobní záležitosti.

Digitalizujte svůj kalendář

Ačkoliv můžete svůj plán spravovat i v papírovém diáři, důrazně doporučuji přejít na digitální platformu. Nejen, že budete mít více možností, jak s kalendářem pracovat, ale díky smartphonům budete mít svůj kalendář vždy po ruce.

Vše si zapisujte

Nezáleží na tom, zda používáte papírový diář nebo Google kalendář – každou schůzku, pracovní směnu či osobní událost byste si měli evidovat. Zapisujte si také osobní záležitosti, jako jsou oslavy a jiné aktivity.

Nezapomeňte si zaznamenat i předběžné schůzky a termíny. Doporučuji si nastavit upozornění několik dní předem, abyste měli dostatečný prostor pro případné potvrzení.

Když si budete zapisovat vše, nejenže na nic nezapomenete, ale získáte tak i ucelený přehled nad svými aktivitami a svým časem.

Plánujte cestovní časy

Jednou z nejčastějších chyb, které lidé dělají, je nenaplánování si času na cestu. Lidé si obvykle plánují pouze samotné schůzky a zapomínají na dopravu. Při plánování schůzek je však důležité vyhradit si čas i na cestu tam a zpět.

Například, pokud jedete na pracovní schůzku, je praktické zablokovat si v kalendáři čas na cestu před i po schůzce. Tím zabráníte nepříjemným situacím, kdy vám kolega naplánuje meeting hned po předchozí schůzce, aniž by věděl, že potřebujete čas na přesun.

Volný pátek – neocenitelný prostor

Ani ten nejlepší plán často nevyjde úplně přesně. Schůzky se mohou protáhnout, úkoly zabrat více času a vy budete nuceni přesouvat určité činnosti na jiný den.

Proto je důležité NEplánovat si svůj pracovní týden úplně na max. Je praktické si v týdnu vyhradit “volný” čas pro případné přesuny úkolů. Tento čas by neměl být volný v pravém slova smyslu, ale měli byste si ho záměrně vyblokovat.

Jako programátor si například blokuji celý pátek pro "Práci na projektech". Tento blokovaný čas mi umožňuje flexibilně reagovat na nové situace a změny v plánu.

Toto je opravdu praktický tip, který vám poskytne často neocenitelný časový polštář.

Sdílejte své kalendáře s kolegy

V týmu je klíčové mít přístup do kalendářů ostatních členů, obzvlášť při plánování společných schůzek. V dnešní době si už ani neumím představit, že bych obvolával kolegy kvůli hledání vhodného termínu.

Pro freelancery, konzultanty nebo školitele může být užitečné sdílet svůj “volný čas”. V kalendáři se zobrazí jen volné a obsazené termíny, což klientům umožní lépe plánovat schůzky a vyhnout se rušivým momentům, kdy nebudete moci odpovídat na telefonáty či e-maily.

Naplánujte si pravidelné činnosti

V průběhu dne, týdne či měsíce vykonáváme spoustu pravidelných činností, jako jsou například kontroly e-mailů, obědy či cvičení. I tyto aktivity byste si měli zapsat do kalendáře. Ne proto, abyste na ně nezapomněli, ale proto, abyste si na ně vyhradili čas, který nebude nikým narušován.

Například oběd vám může pomoci rozdělit pracovní den na dvě části, což vám usnadní plánování dalších aktivit.