- Napsal(a) Václav
- Zveřejněno v Jednoduše produktivně
- Číst 43 krát
- velikost písma zmenšit velikost písma zvětšit velikost písma
Jak se připravit na poradu, aby nebyla ztrátou času
Firemní porady jsou nedílnou součástí života každé firmy. Někteří si je užívají, ale většina je bere jako nutné pracovní zlo. Přitom právě důkladná příprava dokáže z porady udělat smysluplné a efektivní setkání místo nekonečného ztrácení času.
Poznámka: Tento tip se týká plánovaných porad. Ad hoc schůzky, které vznikají nečekaně, mají jiná pravidla.
Opomíjená příprava
Příprava na poradu by neměla být jen úkolem vedoucích, kteří ji řídí. Měla by se týkat celého týmu. Právě zapojení všech účastníků je často podceňované, a přitom jde o krok, který je rychlý, jednoduchý a má zásadní vliv na výsledek.
Jak by měla příprava na poradu vypadat?
- Definujte témata porady
Než poradu naplánujete, určete konkrétní body, které chcete probrat. Díky tomu snadno odhadnete, kolik času bude potřeba a koho má smysl pozvat. - Stanovte termín
Poradu plánujte vždy s dostatečným předstihem, aby se jí mohli všichni zúčastnit. To platí i pro pravidelné týdenní schůzky. Čas přizpůsobte rozsahu témat – není nutné, aby každá porada trvala přesně hodinu, když stačí třicet minut. - Určete účastníky
Na poradu nezvěte lidi, kterých se projednávané body netýkají. Je to zbytečné, a především drahé. Vyplatí se poradu rozdělit na menší části podle témat – například obchodníci nemusí být přítomni technické sekci a naopak. - Rozešlete pozvánku s obsahem
Pozvánka by měla kromě termínu a účastníků obsahovat i program porady s jednotlivými body. Každý účastník se tak může připravit, doplnit návrhy nebo pozvat další kolegy, pokud to dává smysl.
Jak vypadá ideální porada?
Pokud dodržíte uvedené kroky a máte ve firmě správně nastavené procesy, na poradě se probírají pouze předem definovaná témata. Účastníci jsou připraveni a nemusí ztrácet čas hledáním poznámek, úkolů nebo „vzpomínáním, jak to vlastně bylo“.
Tím se předejde typickým situacím typu:
- „Ještě bych potřeboval probrat…“
- „Vzpomněl jsem si, že bychom měli…“
Tyto nově vzniklé body často zaberou víc času než původní agenda. Proto by mělo platit jednoduché pravidlo:
Co není naplánováno předem, na poradě se neprobírá.
Výjimku tvoří pouze body, které vzniknou těsně před poradou (např. do 24 hodin) a mají skutečné opodstatnění.
Shrnutí
Vyzkoušejte tento přístup a rychle zjistíte, že pečlivá příprava všech účastníků se opravdu vyplatí.
Porady se zkrátí, budou konkrétnější, pracovníci přijdou připraveni – a hlavně přestanou mít pocit, že ztrácí čas.
Nejnovější od Václav