I. Google Workspace vs Microsoft 365 - technické řešení

Google Workspace

Google již od počátku směřoval vše převážně do prohlížeče. Kromě pár výjimek, jako je např. Google Disk, jsou všechny aplikace k dispozici v prohlížeči a rovněž jako mobilní aplikace. Google upřednostňuje a doporučuje Google Chrome, který nabízí plnohodnotnou integraci a možnost práce v offline režimu. Díky tomu můžete s dokumenty pracovat i bez přístupu k internetu.

Toto řešení má však nejen výhody, ale také nevýhody. Největším úskalím je přechod uživatelů z těžkých klientů (ať už z poštovních či kancelářských balíků), kteří pak musí nutně změnit styl práce. Google navíc systémově řeší některé funkce jiným způsobem, který však nemusí všem uživatelům vyhovovat. Jeho logiku nejlépe pochopíte po odborném školení na Google Workspace.

Díky tomu, že Google řeší vše přes prohlížeč, máte celou platformu k dispozici nejen na kterémkoli počítači, ale také na jakémkoli operačním systému, včetně Linuxu. Kromě toho se všechny úpravy provádí v online režimu, takže přesně vidíte, kdo a co v daném dokumentu aktuálně dělá. 

V případě mobilních aplikací pak Google Workspace funguje nejlépe na platformě Android. U firemních telefonů je pak velkou výhodou, že je dokážete velice snadno řídit a spravovat centrálně. 

Microsoft 365

Microsoft nabízí v nejnižším balíčku Microsoft 365 také pouze přes prohlížeč, ten však nenabízí tolik možností, jako v plnohodnotné sadě Microsoft Office. Vyšší balíčky již sadu Microsoft Office obsahují, takže je můžete používat stejným způsobem, na který jste zvyklí. V tomto ohledu má Microsoft v přechodu do cloudového řešení obrovskou výhodu - běžný uživatel, který denně používá sadu Microsoft Office změnu vlastně ani nepocítí, jen bude soubory ukládat jinam. 

Největší výhodou, kterou Microsoft disponuje, je možnost plnohodnotného propojení sady Microsoft 365 s Windows a v případě podnikové sítě možnost propojení s Active Directory, což značně ulehčí práci IT administrátorům. 

V případě používání sady Microsoft Office na Windows však také není všechno úplně ideální. Microsoft nepracuje s dokumenty v rámci Microsoft 365 online, ale na pozadí je průběžně synchronizuje. Při práci v týmu tak nevidíte v reálném čase, co kolegové na dokumentech provádí, ale až se zpožděním několika sekund. Může se to zdát jako banalita, ale je to věc, která zbytečně komplikuje práci v týmu.

V případě použití kombinace Microsoft Office a Android to pak jde až do takového extrému, že vás aplikace neustále informuje o nové verzi dokumentu a nutnosti aktualizace, což je velice nepraktické při společné práci nad dokumentem.

Microsoft má své aplikace připravené také pro mobilní telefony, a to zdarma. Pro tablety s úhlopříčkou nad 10,1" (např. Samsung Galaxy Tab S7, který jsem recenzoval v předchozím článku), je však potřeba mít zakoupenou licenci. V případě mobilních aplikací se rovněž stává, že ne vždy všechno funguje - například jsem se už setkal s tím, že nebylo možné upravovat sdílený OneNote, i když na tabletu a na webu vše fungovalo. 

Závěr

Věřím, že v mnoha případech na základě technického srovnání převládne řešení Microsoft 365, a to především u velkých firem, které využívají komplexní Microsoft řešení a Microsoft 365 je pro ně tedy zřejmě tou nejlepší volbou. Není to však pravidlem - spousta velkých firem už přešla na Google řešení (např. Kofola, Česká spořitelna a další). Technické řešení by však nikdy nemělo být jediným kritériem při volbě cloudového řešení (to budou volit primárně vaši IT správci kvůli jednoduchosti řešení). Je zde spousta dalších aspektů, které hrají často mnohem důležitější roli. Těm se budeme věnovat v dalších dílech tohoto seriálu.