II. Google Gmail vs Microsoft Outlook

Kromě samotných e-mailových klientů se pak podíváme také na aplikace kalendáře a úkolů, které jsou jejich nedílnou součástí.

1. Gmail

Poštovní klient Gmail od Googlu se stal ukázkou ergonomiky při práci s poštou. Google upustil od historického třídění e-mailů do složek a používá k třídění e-mailů tzv. štítky. Velkou výhodou tohoto řešení je to, že jeden e-mail může mít více štítků (při řešení pomocí složek lze e-mail vložit pouze do jedné složky).

Další výhodou je pak automatizace štítků pomocí automatických filtrů, což vám ušetří nemalé množství času. Tyto filtry fungují stoprocentně. Díky štítkům se vyřízené e-maily archivují, díky čemuž zmizí z doručené pošty, ale vy je pomocí štítků vždy lehce najdete.

Štítky vám umožňují ještě jednu podstatnou úpravu - vlastní podobu doručené pošty. Díky tomu mohou mít jednotlivá oddělení a zaměstnanci poštu rozdělenou dle vlastních potřeb a priorit.

V Gmailu lze také poměrně lehce praktikovat tzv. Inbox Zero.

Abychom však Gmail jen nechválili, tak i zde naleznete jeden podstatný nedostatek - absenci těžkého klienta. Přestože se může zdát, že se jedná o banální problém, spousta informačních a účetních systémů posílá e-maily (např. faktury a objednávky) přes tzv. mapi, jenž využívá právě těžkého e-mailového klienta. Je třeba uvést, že je to řešitelné, ale moc systémů to neumí.

Antispam

Google má velice propracované antispamové řešení, a to do takové míry, že se vám do inboxu prakticky žádný spam nedostane a naopak do složky “Nevyžádané pošty” se nedostane žádný korektní e-mail. Výjimkou jsou e-maily z aplikací Microsoft 365 (informace o sdílení a podobně), které Google vyhodnocuje prakticky vždy jako nevyžádanou poštu. V tomto ohledu však nehledejte zlé úmysly na straně Googlu, protože tyto e-maily vyhodnocuje jako spam i samotný Microsoft.

Přečtěte si 12 praktických tipů, které vám usnadní práci v Gmailu.

Google kalendář

Google kalendář je praktický pomocník pro každodenní plánování. Kolega zhodnotil, že Google kalendář má mnohem lepší a praktičtější zobrazení více kalendářů najednou než Outlook, což se hodí například při plánování práce napříč týmy a osobami. Osobně však za největší výhodu považuji možnost přidání více upozornění k jedné události. Když si například plánuji nějakou schůzku, potřebuji mít upozornění nejen před schůzkou samotnou, ale také den dopředu, abych si mohl připravit potřebné podklady.

Propojení kalendáře s Google mapami je pak příjemnou třešničkou na dortu, která dokáže usnadnit cestování.

Google úkoly

Od Google úkolů rozhodně neočekávejte nic velkého. Jedná se o jednoduchý To Do list, jehož největší výhodou je propojení s mobilní aplikací, díky čemuž se z Google úkolů stává dobrý pomocník, který obsahuje všechny obvyklé funkce jako je například tvorba podúkolů, definování termínů, zobrazení úkolu v Google kalendáři či jednoduchá tvorba úkolů z e-mailu (hodně praktická vlastnost).

2. Outlook

Microsoft Outlook se za celou dobu své existence nijak zásadně nezměnil. Najdete zde vše, na co jste zvyklí a co dlouhodobě funguje. S propojením na Microsoft 365 však Microsoft přidal pár drobných funkcí a vylepšení navíc - nově například vidíte, zda je příjemce online.

E-maily můžete třídit do složek a podsložek. Pokud vám však na takový e-mail přijde odpověď, celá konverzace se opět přesune do doručené pošty, takže vám nezbyde nic jiného, než e-mail opět zatřídit. Microsoft Outlook sice také umožňuje e-maily tzv. kategorizovat do více kategorií, což funguje podobně jako štítky v Gmailu, avšak kategorie fungují dobře a přehledně pouze v prohlížeči. V těžkém poštovním klientovi jsou kategorie pouze malé barevné obdélníky, které vám nic neřeknou a v mobilní aplikaci kategorie chybí úplně.

Microsoft historicky nabízí také automatické filtry. Bohužel se u nich nedá spolehnout na 100% funkčnost. Z dlouhodobého hlediska počítejte s cca 80 - 90% funkčností. Zjednodušeně řečeno - někdy se některé filtry neaplikují a někdy zase ano.

Osobně mi nejvíce vyhovoval mobilní Outlook díky praktickým gestům.

V případě Microsoft 365 disponuje Outlook ve vyšších balíčcích samostatným archivem o kapacitě 100G, do kterého se e-maily automaticky postupně přesouvají, a to včetně automatického vytváření složek a podsložek. Dle posledních informací je 100G archiv pouze označením a jeho velikost není aktuálně nijak limitována.

Antispam

Antispamové řešení od Microsoftu funguje relativně dobře, ale oproti Googlu má ještě stále co dohánět. Velice často se stává, že jsou do nevyžádané pošty umístěny i zcela korektní e-maily, takže je nutné tuto složku občas zkontrolovat. Microsoft dokonce označuje jako spam i e-maily z aplikací Microsoft 365.

Outlook kalendář

Outlook kalendář funguje poměrně dobře, avšak oproti Google kalendáři v několika důležitých bodech stále zaostává. Především se jedná o přehlednost zobrazení více kalendářů - sice vám doporučí, abyste používali plánovač událostí, který vyhledává pro zvolené osoby volné termíny, ale při týdenním plánování to prostě nestačí.

Co mi však osobně v případě Outlook kalendáře nevyhovuje, je mobilní aplikace. Outlook kalendář je součástí jediné aplikace Outlook. Pokud jste tedy například na cestě a přes mobil se snažíte naplánovat událost na základě navržených termínů v e-mailu, můžete být nuceni neustále přepínat v jedné aplikaci pořád dokola. Je to velice otravné a samostatné aplikace od Googlu jsou v tomto ohledu mnohem praktičtější. Někomu to však samozřejmě může vyhovovat.

V případě Outlook kalendáře ještě zmíním aplikaci MyAnalytics, která kromě toho, že analyzuje vaše používání aplikací a vlastní komunikaci, může vám také automaticky každý den rezervovat čas na intenzivní práci. V reálu to znamená, že vám aplikace každý den vyblokuje čas, který můžete použít buď na intenzivní práci nebo jako bezpečnostní rezervu. Tohle je opravdu velice praktická funkce.

Microsoft To Do

Microsoft svůj To Do list dovedl téměř k dokonalosti. Je potřeba říci, že se jedná o komplexní nástroj, který vám nejen pomůže vyřešit vaše úkoly, ale rovněž vám propojí všechny další aplikace Microsoft 365 do jedné.

Kromě běžných úkolů zde můžete mít také úkoly z Planneru (jednoduchý systém na řízení projektů) a úkoly z e-mailu (takový e-mail stačí označit tzv. “příznakem k vyřízení”). Díky tomu naleznete všechny vaše úkoly přehledně na jednom místě.

S centralizací úkolů pak souvisí speciální funkce “Můj den”, ve které si můžete naplánovat úkoly na daný den, což je velice praktická funkce, která zcela jistě zefektivní vaši práci. “Můj den” můžete mít navíc neustále zobrazen v Outlooku, což motivuje k řešení takto označených úkolů.

Úkoly má Microsoft 365 vyřešeny opravdu dobře.

Závěr

V tomto klání u mne osobně vyhrává Google. Gmail je velice efektivní nástroj, který dokáže usnadnit práci a ušetřit obrovské množství času. E-mail je obecně jedním z největších “žroutů” času současné doby, takže čas, který při práci s e-maily ušetříte, můžete věnovat mnohem důležitějším činnostem.

Microsoft v tomto ohledu zůstává u starého způsobu práce, který však bude spoustě lidem zcela jistě vyhovovat. Jediné, v čem Microsoft zcela překonává Google, jsou úkoly, které se Microsoftu opravdu povedly.