Vlastní podoba doručené pošty v Gmailu

Vlastní podoba doručené pošty v Gmailu

Gmail disponuje jednou unikátní funkcí, která dokáže především ve firemním prostředí geniálně zvýšit produktivitu práce. Touto funkcí je možnost vlastního nastavení “Doručené pošty”.

Podle mě se jedná o jednu z nejlepších funkcí, kterou Gmail nabízí.

Google přišel s vlastním členěním v Gmailu na karty podle typu kategorie, do které email patří. Členění Gmail volí na základě odesílatele a obsahu na:

  • Primární
  • Sociální sítě
  • Promoakce
  • Aktualizace
  • Fóra

Toto členění mně osobně nikdy neoslovilo, ale věřím, že běžnému uživateli může vyhovovat. V pracovní sféře je pak ale extrémně nepraktické. Naštěstí má Google skrytou funkci “Doručená pošta”, ve které si můžete nastavit styl doručené pošty dle vlastních představ.

Můžete si sami vyzkoušet, který styl Vám bude nejvíce vyhovovat, ale z osobní zkušenosti Vám doporučuji nastavit si styl doručené pošty na “Prioritní”. V této podobě budete mít doručenou poštu rozdělenou až do 4 samostatných bloků.

Tyto bloky se dají různě nadefinovat (nepřečtené emaily, emaily s hvězdičkou…), skutečná síla však začíná v momentě, kdy sekce nastavíte pomocí štítků. Najednou se Vám doručená pošta rozdělí do bloků, se kterými bude radost pracovat. Vysvětlím na mém pracovním příkladu:

  • 1. Blok = emaily se štítkem Helpdesk
    Jedná se o úkoly zadané do firemního informačního systému, které je potřeba řešit prioritně. Proto jsou umístěny hned v první části, abych je měl neustále na očích a byl nucen je aktivně řešit. Co se týká produktivity práce, je to asi nejlepší tip pro Gmail.
  • 2. Blok = emaily s hvězdičkou
    Hvězdičkou označuji důležité emaily, kterým je potřeba se věnovat. Nemají sice nejvyšší prioritu, ale i tak jsou důležité.
  • 3. Blok = nepřečtené emaily
    Až nyní mám zobrazené nové nepřečtené emaily. Díky automatickým filtrům a štítkům vím, že tyto emaily nejsou urgentní a nemusím je tedy řešit ihned.
  • 4. Blok = vše ostatní
    Zde jsou ostatní, již přečtené, ale dále nezpracované emaily.

Poznámka:
Lze nastavit také to, že pokud je nějaký blok prázdný, automaticky se skryje.

Je samozřejmé, že jednotlivé bloky je potřeba si upravit tak, aby vyhovovaly co nejvíce Vám. Každá firma a každý pracovník má jiné priority. S tímto či podobným nastavením doručené pošty si však významným způsobem ulehčíte práci a budete se tak moci věnovat důležitějším úkolům.

Václav

Programátor... občas normální, častěji tak trochu blázen.

Internetová stránka: www.valeas.cz