Jak z Outlooku udělat Gmail?

V čem je Gmail tak skvělý?

Gmail si svou oblibu získal především díky štítkům. Jednomu e-mailu můžete přiřadit své vlastní štítky (jeden či více), a to jak ručně, tak automaticky díky automatickým pravidlům. Díky tomu lze e-maily velice efektivně třídit, vyhledávat a celkově zvýšit svou produktivitu.

Tuto vychytávku Microsoft Outlook bohužel neumí a umožňuje svým uživatelům pouze přesouvat e-maily do konkrétních složek.

Jak z Outlooku vytvořit Gmail?

Microsoft Outlook sice nemá štítky, ale disponuje kategoriemi, které lze principiálně použít stejným způsobem. Kategorie mají své omezení, ale dá se říct, že fungují obdobně.

Kategorie můžete jednoduše vytvářet a přiřazovat jim barvy, díky čemuž budete mít poštu ještě přehlednější. Bohužel zde nelze vytvářet podkategorie, můžete však zvolit nějaký jiný koncept. Například:

• Klienti/valeas.cz
• Klienti/eabm.cz
• Fakturace/alza.cz
• Fakturace/ČEZ
• atd.

Tyto kategorie vám Microsoft Outlook bude ukazovat u jednotlivých e-mailů a i zde je možné mít jeden e-mail ve více kategoriích a pomocí filtrů kategorie automaticky k e-mailům přidávat. Jak jsem však již jednou uváděl v předchozím článku, automatické filtry v Microsoft 365 nefungují úplně 100% a občas se kategorie nepřiřadí.

Možná si říkáte, že tímto kategorizováním e-mailů nic nezískáte a že to odpovídá zařazování e-mailů do jednotlivých složek. Opak je pravdou.

Archivace/zařazování e-mailů

V Microsoft Outlooku se e-maily standardně přesouvají do složek (ne všichni uživatelé to dělají, ale jedná se o doporučený proces třídění a archivace e-mailů). To funguje skvěle, dokud vám na daný e-mail někdo neodpoví. V tu chvíli se stane to, že se e-mail automaticky objeví znovu v doručené poště (inboxu), abyste měli k dispozici celé vlákno.

Jedná se o dobrou funkci, abyste se mohli v komunikaci zpětně zorientovat.

Po odpovědi ale musíte e-mail opět zatřídit do správně složky. Pokud však začnete používat kategorie, tento problém vám zcela odpadne.

Ano, také v Microsoft Outlook lze dosáhnout Inbox ZERO!

Při použití kategorií již nemusíte složitě e-maily přesouvat do složek a podsložek, ale stačí jen kliknout na tlačítko archivovat (stejně jako v Gmailu). E-mail se přesune do archivu a vy jej můžete kdykoliv dohledat pomocí zvolené kategorie. Toto vám denně ušetří nemalé množství času.

Funguje to, ale…

Kategorie jsou vhodnou alternativou, jak řešit oblíbené štítky z Gmailu, k dokonalosti tomu ale chybí dodělat několik bohužel dost zásadních bodů:

• Je nutné, aby mobilní aplikace uměla s kategoriemi pracovat
  Jinak to bude stále jen polovičaté řešení, protože e-mail v telefonu se stal nedílnou součástí dnešní doby.
• Je třeba zlepšit funkci automatických filtrů
  Které prozatím nejsou zcela 100%.
• Je potřeba zlepšit vyhledávání
  Ideálně aby fungovalo v kombinaci kategorie, odesílatele a textu.
• Bylo by dobré vyřešit podkategorie
  Aby práce s kategoriemi byla přehlednější.
• Bylo by vhodné změnit vzhled kategorií v desktopové verzi Microsoft Outlook.
  Při použití více štítků je zobrazení naprosto nevhodné a nepřehledné. Stejně tak přiřazování kategorií je nešťastné a hlavně pomalé.

Pokud Microsoft na kategoriích zapracuje, může nastat doba, kdy vytváření a třídění e-mailů do složek, bude v Microsoft Outlooku zcela překonaná technika a e-mail ve firemním prostředí na platformě Microsoft 365 bude mnohonásobně efektivnější. Dokud však Microsoft nesjednotí práci s e-mailem na všech platformách, nebude to nikdy fungovat.