5 tipů a rad pro efektivní práci s time trackerem

1. Kontinuální zápis

Za mne asi jedno z nejdůležitějších pravidel/tipů vůbec. Když budete zapisovat vše (včetně např. obědové pauzy), získáte tak nejen ucelený pohled na váš den, ale hlavně nikdy nezapomenete zapsat novou činnost. V opačném případě se může snadno stát, že si myslíte, že vám time tracker běží, ale přitom již nějakou dobu nic nezaznamenává.

Čím přesnější data, tím lépe.

2. Čím detailnější sledování, tím lepší data. Ale nesmí se to přehánět!

Time tracker vás nijak neomezuje v detailnosti sledování. Většina time trackerů navíc umí záznamy kategorizovat, takže z nich lze udělat detailní stromeček. V tomto ohledu je ale potřeba najít ideální kombinaci detailního vs užitečného sledování, jinak vám nejvíce času zabere samotná práce s time trackerem, což je zcela v rozporu s vaším cílem.

3. Zapisujte si i mimopracovní aktivity

Tento tip platí pouze v případě, že time tracker používáte pro soukromé účely a nesdílíte ho v týmu. Ostatní kolegové opravdu nemusí vědět, co děláte ve svém volném čase. Pro vás se však může jednat o zajímavé informace, u kterých zjistíte, kolik času jste například věnovali studiu, čtení novinek, Facebooku či tvorbě blogu.

4. Vyhodnocujte vždy po měsíci, závěry dělejte až po roce

Měsíční vyhodnocování má v mém případě souvislost s fakturací u nás ve firmě. Je nutné porovnat časy v informačním systému s time trackerem a zkontrolovat, jestli se něco nezapomnělo zapsat. V tomto ohledu ho využívám k rychlému zhodnocení předchozího měsíce - neřeším projekty a práci pro klienty, to jsou činnosti, které mě živí a měly by být vždy v horní části time trackeru. Problém nastává, když se tam dostanou činnosti jako jsou již několikrát zmiňované emaily. Pokud se tak stane, snažím se toto číslo v dalším měsíci snížit.

Na konci roku (v mém případě v období mezi svátky) si pak vždy udělám report za celý rok a rozhodně toto roční zhodnocení doporučuji i vám. Tento časový úsek vám hezky zprůměruje jednotlivé časy, díky čemuž získáte ideální přehled o svém čase. Na základě těchto dat si pak můžete stanovit cíle pro další rok a definovat si nové návyky.

5. Hlavně v klidu

Když se vám stane, že si zapomenete nějaký den či událost zapsat, nesypte si hned popel na hlavu. Time tracker by tu měl být primárně pro vás - měl by vám pomoci a ne vás zbytečně stresovat.

Doufám, že vám těchto pár tipů pomůže se lépe a rychleji sžít s time trackerem a ten se tak rychle stane nedílnou součástí vašeho běžného i pracovního života.