7 tipů pro produktivní home office

Malá poznámka na začátek. Většina zaměstnanců bere home office jako určitou formu volna. No, asi vás zklamu, ale tak to opravdu není.

1. Správné pracovní prostředí

Většina z nás má v práci svůj vlastní pracovní stůl, v ideálním případě prostý všemožných zbytečností, které by nás mohly při práci rozptylovat. Doma naproti tomu takovýto prostor často postrádáme a upřímně, v bytech na jeho zřízení často ani není místo. Proto si doma k práci sedáme na naprosto nevhodná místa - nejčastěji na pohovku před televizí nebo ke konferenčnímu stolu v obývacím pokoji. Ani jedno však není pro home office ideální.

Vzniká zde hned několik problémů - nejen že na takovém místě nemáte ideální podmínky k sezení, ale především máte toto místo spojené s odpočinkem, takže efektivita práce zde bude pravděpodobně velice nízká.

Pro dosažení optimálních pracovních výsledků je důležité si v domácnosti najít místo, které nemáte spojené s relaxem. Pokud nemáte prostor pro vybudování malé domácí kanceláře, doporučuji pracovat u jídelního stolu. Ten má oproti konferenčnímu stolu, řadu výhod:

• správné sezení u stolu
• velká užitná plocha
• místo není spojeno s relaxací

2. Klid na práci

Největším nepřítelem práce na home office jsou veškeré rušivé elementy, které se běžně v práci nevyskytují. Netvrdím samozřejmě, že se v kanceláři automaticky vyhnete všem rušivým elementům, ale bývá jich většinou o poznání méně a nejčastěji jsou spojené s pracovní náplní (např. telefonování kolegů).

V domácím prostředí je naopak rušivých elementů většinou mnohem víc. Navíc, ne všechny lze ignorovat - své malé děti určitě nebudete ignorovat, když za vámi přijdou, ale naopak se jim budete muset určitou dobu věnovat.

V tomto ohledu neexistuje žádná jednoduchá rada a každý si bude muset najít svůj vlastní způsob, jak si zajistit klid na práci. Já vám mohu poradit jen pár tipů:

• Sluchátka s hudbou
  Tento tip platí i pro pracoviště. Správně zvolená hudba nejen že napomáhá soustředění, ale také dokáže odfiltrovat spoustu rušivých zvuků.
• Zavřené dveře
  Pokud máte možnost se v daném pokoji zavřít, udělejte to. Zamezíte tím vstupu rušivých elementů jako jsou děti či zvířata.

3. Jasně definovaný plán

Na home office je potřeba mít jasně definovaný plán, co chcete daný den stihnout. Pokud si nenaplánujete úkoly dopředu, budete mít tendenci prokrastinovat či dělat nedůležité úkoly. Já naopak doporučuji se všem nedůležitým úkolům vyhnout a věnovat se primárně časově náročnějším úkolům, které můžete během home office zvládnout s větším klidem.

V tomto ohledu doporučuji plánování do časových bloků. K tomu se ideálně hodí kalendář, ve kterém si jednoduše naplánujete vše, co chcete stihnout. Nechte si však dostatečné rezervy, aby vás pak daný termín zbytečně nestresoval. Pamatujte, že během home office by se mělo vše řešit s větším klidem. S tím také souvisí další tři body.

Důležitým faktem je pak také to, že na home office nemusíte dodržovat standardní pracovní dobu a práci si můžete rozdělit během dne do několika samostatných bloků.

4. Dostatečně dlouhé pauzy

V případě home office platí jedno pravidlo - spěchejte pomalu. To platí jak pro plnění naplánovaných úkolů, tak i pro další činnosti, jako je například příprava čaje, kávy či jídla. Než zbytečný spěch, raději se vyplatí si na chvíli od práce odpočinout. Těch 5 minut pauzy vás nezabije a naopak vám dodá sílu pokračovat dál.

To platí také v případě oběda. Především, pokud si jej připravujete sami. Vyplatí se vyčlenit si na oběd rovnou hodinu, popřípadě i více času. Přeci jen samotná příprava oběda zabere určitý čas a kvalitní jídlo vás dokáže povzbudit k další práci.

V případě kvalitního oběda může nastat ještě jedna věc, která vám může zcela narušit váš home office - odpolední siesta.

5. Odpolední siesta

Občas se může stát, že se vám po kvalitním obědě bude chtít spát. Může se vám to sice zdát zcela v rozporu s výše zmiňovanou produktivitou, ale v tomto případě je rozhodně lepší si na chvíli lehnout a prospat se (prostě si užijte klasickou odpolední siestu). Přemáhat se je v tomto případě zcela kontraproduktivní - nejen že nebudete efektivní, ale budete mít chuť se věnovat nedůležitým věcem a odbíhat od naplánované práce.

Dvacet minut spánku je pro lidské tělo nejen zdraví prospěšné, ale zároveň vás to nabije novou energií. Nikde není psáno, že na home office musíte pracovat bez přestávky či ve stejném časovém bloku, jako v běžné práci. No tak prostě s prací skončíte o dvacet minut později. Žádný stres.

6. Vždy počítejte více času, než je běžná pracovní doba

Ano, na home office je potřeba počítat s větší časovou náročností. Ze zkušenosti musím říct, že můj home office se běžně pohybuje kolem 10 hodin. Ne proto, že bych byl neproduktivní, ale jak už jsem psal výše, v některých činnostech nespěchám a čas využívám na uvolnění a provětrání hlavy. Do tohoto času pak nepočítám čas vyměřený na oběd, jelikož já osobně jej na home office nezapočítávám do pracovní doby (v práci to řešíme pomocí digitální docházky).

Na home office, i přes veškerou snahu, budete mít vždy nějaké prostoje. 100% efektivní home office již z podstaty věci neexistuje. Pokud však chcete být pro svého zaměstnavatele dobrý pracovník, vynahraďte mu to časem, který si doma na práci vyčleníte.

7. Reportujte svou práci

Home office je také o důvěře zaměstnavatele vůči zaměstnanci, tedy že bude poctivě a svědomitě vykonávat svou práci. Jak se však říká: “Důvěřuj, ale prověřuj”. Zaměstnavatel se vás může zeptat na činnosti, které jste za daný den vykonali a vy jej musíte nějak vyreportovat.

Pokud vaše společnost nevyužívá nějaký informační systém, ve kterém evidujete úkoly, pak jednoznačně doporučuji time tracker, ve kterém jednoduše a přehledně vyreportujete vaši denní činnost.

Závěr

Home office je skvělým benefitem, který ocení spousta zaměstnanců. Efektivita však v těchto případech často pokulhává a zřejmě nikdy nebudete tak efektivní, jako v klasické kanceláři. Pomocí výše uvedeného však můžete svou efektivitu mnohonásobně zvýšit.

Jak to řeším já?

Osobně mám oddělené domácí pracoviště, ve kterém se mohu zavřít, aby mě nikdo nerušil. Výjimkou jsou naše kočky, které zavřené dveře neuznávají. Naštěstí většinu dne prospí a ruší jen krátkou dobu.

Nejraději pracuji ve večerních a nočních hodinách, kdy mě nijak nerozptylují běžné rušivé elementy, především pak emaily, dotazy či konzultace. O tom si ostatně můžete přečíst v tomto samostatném příspěvku.

Pokud se stejně jako já řadíte mezi “sovy”, pak noční práci na home office vřele doporučuji. Efektivita je pak dokonce vyšší, než při běžné práci v kanceláři.