Jak na e-maily o dovolené: čtěte jen to důležité a zbytek nechte na později

Jak na e-maily o dovolené: čtěte jen to důležité a zbytek nechte na později
(Čtení tohoto článku zabere přibližně: 1 - 2 minut/y.)

V předchozím článku jsme si ukázali, proč se vyplatí věnovat i během dovolené pár minut denně e-mailům. Pomůže vám to zůstat v obraze a především ušetřit spoustu času po návratu. Dnes si ukážeme, jak číst jen prioritní e-maily, a tím si dovolenou více užít — a jak tento princip využít i k automatizaci po návratu.

Tento postup je určen pouze pro uživatele Microsoft 365 a aplikace Outlook.

Prioritní a další pošta

Outlook ve výchozím nastavení třídí e-maily do dvou kategorií: Prioritní a Další pošta. Cílem je pomoci vám soustředit se jen na to důležité. V praxi si ale spousta uživatelů této funkce nevšimne, nebo ji nezná — a kvůli tomu jim pak důležité e-maily mohou snadno uniknout. I proto tuto funkci některým uživatelům raději vypínám.

Na dovolené vám ale může tato funkce výrazně usnadnit život.

Čtěte jen prioritní poštu

Zobrazení pouze prioritní pošty vám umožní rychle reagovat na opravdu důležité zprávy. Díky tomu se můžete e-mailům věnovat jen krátce a zbytek dne si v klidu užívat.

? Tip: I tak doporučuji rychle přeletět i „další poštu“, jestli se tam náhodou nezatoulal nějaký důležitý e-mail. Pokud ano, označte ho jako prioritní — příště už tam neskončí.

Takto můžete u prioritní pošty dosáhnout kýženého Inbox Zero — tedy stavu prázdné doručené pošty.

Co s „další poštou“?

E-maily zařazené do kategorie Další pošta doporučuji projít po návratu z dovolené. A ideálně je rovnou zpracovat "efektivně":

  • Seřaďte e-maily podle předmětu — uvidíte opakující se zprávy, které lze zautomatizovat.
  • Nastavte pravidla (filtry) — e-maily můžete automaticky přesunout do složek, přiřadit jim příznak, vytvořit úkol apod.
  • Využijte Copilota (pokud jej máte v licenci) — nabídne vám ještě kreativnější možnosti automatizace.

Nastavení filtrů sice zabere trochu času, ale vrátí se vám v podobě ušetřených hodin každý měsíc. A co si budeme povídat — čas je to nejcennější, co máme.

Vyzkoušejte i mimo dovolenou

Prioritní poštu jsme dnes spojili s dovolenou, ale stejný přístup se vám může hodit i v běžném provozu. Možná zjistíte, že tato často přehlížená funkce vám výrazně zjednoduší každodenní práci s e-maily — a přestane být neoblíbená.

Označeno v
Václav

Programátor... občas normální, častěji tak trochu blázen.

Internetová stránka: www.valeas.cz

Nejnovější od Václav

Více z této kategorie: « Jak na efektivní práci s e‑mailem: Inbox Zero nemusí být jen mýtus

 

Zanechat komentář

Ujistěte se, že zadáte požadované informace, tam kde je vyznačeno (*). Kód HTML není povolen.