Jak zpracovat 8000 emailů Doporučený

Jak zpracovat 8000 emailů

Rok se s rokem sešel a přišel čas dovolené. Příjemný to čas, na který se každý velice těší ... já se občas i obávám co mě čeká po návratu z dovolené, kolik emailů budu muset vyřešit.

Po loňské zkušenosti jsem to již nenechal úplně náhodě a také díky mobilnímu internetu jsem emaily kontroloval několikrát denně a často jsem i na emaily odpovídal. Ne že bych musel, ale každý teď vyřešený email mi ušetří následný čas doma.

14ti denní dovolená skončila a mě nečekalo nic jiného, než zapnout poštu a pomalu sledovat, jak se stahuje neuvěřitelné množství pošty. Jak již jsem napsal v titulku, jednalo se o neuvěřitelných 8 000 emailů ( tedy lehce přes ). Aktuálně se jedná o absolutní rekort.

 

Proč tak mnoho pošty?

Samozřejmě mi to nedalo a musel jsem si vyhodnotit, proč množství emailů je tak vysoké.

  1. Zavedení nových monitorovacích aplikací
    Čím více ve firmě monitorujeme, tím více emailů přichází. Víme toho sice více, ale při tomto vyhodnocení člověk zjistí, jak to zdržuje.
  2. Dovolená v červnu
    I když by se mohlo zdát, že toto nebude mít na počet emailů roli, opak je pravdou. Mít dříve dovolenou, než ostatní má své výhody, ale i nevýhody. Lidé před dovolenou se snaží co nejvíce věcí vyřešit ještě před dovolenou, aby na tyto úkoly nemuseli během dovolené myslet. V tomto případě se ale snažili řešit úkoly během mé dovolené a tím mi v emailové scránce přibyla spousta nových úkolů čekající k vyřešení.
  3. Otevřené projekty
    Otevřené projekty chtě nechtě způsobují velký objem pošty, kterému se musím mnohem více věnovat.

Co s tím?

Projít / zpracovat 8 000 emailů je zcela nereálné. Tak jak tedy postupovat? Chytře!

Každý poštovní klient umí filtrovat poštu a málo kdo to používá, přitom je to jedna z nedoceněných vlastností poštovních klientů. Tyto filtry jednoduše dokáží rozsložkovat přijatou poštu do připravených složek.

Já již dlouhodobě používám mnoho filtrů:

  1. CRON
    Jedná se o pravidelné scripty ne jen z našich serverů, aplikací, ale i ze serverů zákazníků. Jedná se o stovky emailů denně, které není nutno sledovat, tak proč by mi měly plnit scránku?
  2. Maildelivery
    Oproti Cronu je toto často důležité sledovat, jelikož se jedná o hlášení o nedoručitelných emailech ze serveru. V tomto případě je dobré mít tyto emaily odložené pro kontrolu.
  3. Helpdesk
    Všechny emaily na náš helpdesk filtruji. V tomto případě ale jinak, než běžně. Tyto emaily nevkládám do žádné složky, ale nechávám je stále v doručené. Emaily jsou ale oštítkovány pro lepší přehlednost ( v mém poštovním klientovi mám označeno rudou barvou ).
  4. Fail2ban
    Opět se jedná o hlášení ze serverů, v tomto případě o útocích na servery.

Toto jsou mé základní filtry, které používám dlouhodobě. Bohužel v tomto případě to bylo nedostatečné a tyto filtry neroztřídily ani polovinu emailů.

Co dál?

Další postup byl jednoduchý - přidat další filty. A přidal jsem jich docela dost. Z dlouhodobého hlediska je to jen dobře. Čím lépe člověk pracuje s emaily, tím rychleji s nimi pracuje a nestráví nad jejich řešením doslova mládí.

Většina nových filtrů je zaměřena na zpracování hlášení monitorovacích aplikací, kterých u nás přibylo. Monitorujeme zákaznické servery ( detailně ), kamerové systémy, zálohování ... vše se posílá emailem a vše je nutno sledovat. Zpětně je to ale zbytečné. Tyto filtry se v principu použily pouze na zpracování tak velkého množství pošty a pro sledování všech monitorovací aplikací se nehodí, ale opak je pravdou.

Při větším množství emailů si více všímáte narůstajícího čísla "nepřečtených" než když se Vám plní doručená pošta, takže filtry zůstaly.

Štítky

Štítky jsou další nedoceněnou funkcionalitou poštovních klientů, kterou málo kdo používá, přitom tyto štítky dokážou maximálně pomoci. Štítky si můžete vytvořit podle svých potřeb. Já používám těchto pár:

  1. Helpdesk
    Takto označuji úkoly od klientů. Navíc, když je pošlou na správný email, jsou takto emaily oštítkovány automaticky.
  2. Projekty
    Jedná se o emaily spojené s projekty.
  3. Osobní

Kdysi jsem zkoušel mít více štítků, které např. udávaly i priority, stav plnění .. a podobně. Prakse ukázala, že to bylo již příliš složité na používáni a práci to zpomalovalo, než aby ji urychlilo.

Sumář

Filtry hotové, zpracované. Jaký je tedy výsledek?

Z neuvěřitelných 8000 emailů mi po profiltrování zůstalo pouze 1900 emailů, které nebyly nijak zařazeny. Tedy pouze 1/4, což již není tak strašidelné.

Těchto 1900 emailů jsem ale již musel projít sám. Trvalo mi to téměř 4 hodiny, kdy mi po usilovném snažení zůstalo pouhých 149 emailů k řešení.

ADD: Po týdnu jsem se dostal na pouhých 32 emailů

 

Resumé

Filtry jsou obrovská pomoc a pokud máte jen možnost, určitě je používejte. Stejně to platí i pro štítky. Ze začátku to sice půjde pomalu ( především se štítky ), ale když se s nimi naučíte pracovat, zjistíte, jak Vám taková maličkost ulehčí práci.

Václav

Programátor... občas normální, častěji tak trochu blázen.

Internetová stránka: www.valeas.cz