Štítky v Gmailu jakožto nejlepší pomocník

Štítky v Gmailu jakožto nejlepší pomocník

Gmail, narozdíl od ostatních poštovních klientů, nepracuje se složkami, do kterých by šlo jednotlivé emaily přemístit, ale se štítky, které se k daným emailům přiřazují. V dnešním tipu si ukážeme, jak s těmito štítky pracovat.

Většina uživatelů si myslí, že štítky jsou pouze jiným označením pro složky. Do jisté míry mají samozřejmě pravdu, ale štítky rovněž umožňují v Gmailu využívat další funkce, které dokáží usnadnit práci a zvýšit produktivitu. Do jisté míry pak také umožňují docílit “Inbox ZERO”.

Základní vlastnosti štítků

  • Jeden email může mít více štítků
  • Štítky lze barevně rozlišit
  • Štítky lze do sebe vnořovat
  • Díky štítkům lze udržovat přehledný archiv
  • Štítky lze využít k pokročilé filtraci
  • Štítky lze využít k nastavení efektivní doručené pošty

Tvorba štítků

Štítky lze tvořit hned několika způsoby. Nejjednodušším způsobem je kliknutí pravým tlačítkem myši na email a následný výběr položky “Označit jako”, čímž dojde k vytvoření nového štítku. Druhou možností je pak vytvoření štítků v nastavení v záložce Štítky.

Druhou variantu doporučuji v momentě, kdy se štítky teprve začínáte, jelikož si zde můžete vytvořit více štítků najednou a současně si z nich vytvořit přehlednou strukturu, která Vám pomůže se v záplavě každodenních emailů lehce zorientovat.

Dále pak existuje ještě jedna možnost, jak vytvořit štítek, a to na základě filtrace. Tento postup si ukážeme v samostatném tipu.

Přiřazování štítků

Největší výhodou a ulehčením práce je automatické štítkování na základě filtrů. Tomuto tématu se budeme opět věnovat v samostatném tipu, jelikož se jedná o rozsáhlejší problematiku.

Štítky lze jednoduše přiřadit:

  • Přetažením (drag and drop) emailu na daný štítek
  • Přetažením (drag and drop) štítku na daný email
  • Označením více emailů najednou a přetáhnutím na daný štítek 
  • Kliknutím pravým tlačítkem myši na email a volbou “Označit jako”

Vůbec nevadí, že má jeden email více štítků. Například email s objednávkou může být označen štítky:

  • Objednávka
  • K vyřízení/Odesláno (můžete zde mít celý proces zpracování objednávky)
  • Jméno klienta

Štítky je potřeba si dobře “osahat”. Na začátku se to sice může zdát matoucí či nelogické, ale věřte mi, že za krátkou dobu se ze štítků stane neocenitelný pomocník, který Vám nejen významně usnadní orientaci v emailech, ale také zefektivní práci s nimi. 

Václav

Programátor... občas normální, častěji tak trochu blázen.

Internetová stránka: www.valeas.cz